Olönsamma projekt ska bort tidigt

(Computer Sweden 2002-04-24)

Posten tjänar 50–100 miljoner om året på att organisera sina projekt bättre och på att olönsamma projekt läggs ner i tid.

Konkurrensen har hårdnat för Posten och det ställer höga krav på effektivitet och större anpassning till marknaden. Till stor del sker det med hjälp av olika IT-lösningar. Men för att klara av det växande antalet projekt när linjeorganisationen luckras upp har Posten sedan ett år tillbaka infört ett förändrat sätt att arbeta med projekt. Särskilt prioriterade är IT-projekten.

Det Posten gjorde var att införa ett virtuellt projektkontor, project management center, där projektledarna knyts ihop via ett nätverk.

Behövde ändra beteende

– Det uppstod ett akut behov av att programstyra och nyttovärdera projekten när vi löste upp vår produktionsstyrda organisation och gick över till att vara affärsstyrda. Vi behövde förändra vårt beteende på marknaden och då behövde vi också koordinera oss bättre och förändra vår kultur, säger Mikael Haverling som ansvarar för Postens projektinfrastruktur.

Navet är två personer som håller ihop nätverket och stöttar projektledarna med karriärutveckling, kompetensutveckling och projektverktyg. Ett traditionellt projekthus, i den meningen att man lyfter ut ett antal projektledare och placerar dem i en egen ruta, ville man inte ha.

– Vi vill inte samla alla och bygga upp en ny stor enhet med projektledare. Det är effektivare att projektledaren sitter kvar ute i verksamheten och odlar sitt nätverk, förvaltar sin verksamhetskunskap och är med i förändringsarbetet

Den nya modellen innebär att alla projektledare arbetar enligt samma modell och metod. Alla, även beställaren, måste leva upp till vissa grundläggande krav för att det ska gå att jämföra nyttan och prioritera.

Enklare prioritering

Det blir därmed enklare både för ledningen, beställaren och för projektledarna själva att jämföra projekten med varandra.

För ledningen innebär det att det blir enklare att prioritera projekt och, inte minst, att på ett tidigare stadium upptäcka vilka projekt som ska läggas ner.

– Vi kan spara mellan 50 och 100 miljoner kronor om året på att vi lägger ner olönsamma projekt i tid. Jag tror att det visar sig att det snarare handlar om 100 miljoner när vi utreder det, säger Mikael Haverling.

Dessutom blir projektledarnas situation mindre stressig och de känner sig inte lika isolerade som tidigare. En viktig ingrediens är också ett ökat erfarenhetsutbyte i och med att alla arbetar enligt samma modell och redovisar projektets status på ett jämförbart sätt.

– Det är inte bara cheferna som har viktig information. Det ger projektledarna trygghet att kunna återvinna erfarenheter och det stärker dem i sin roll, säger Mikael Haverling.

Bättring i IT-projekten

Så har Postens höjt kraven på IT-projekten:

<<åter